Ga naar hoofdinhoud

De succesvolle aanpak van het pdf-vraagstuk door de Stad Antwerpen

Pdf blijft voor veel organisaties een groot struikelblok in digitale toegankelijkheid. Michel Depière, WCAG-officer van de Stad Antwerpen, zocht de oplossing niet in de pdf's maar in de organisatie zelf. Hoe heeft Antwerpen dat gedaan en wat kunnen wij daarvan leren?

Presentatie

pdf-vraagstuk-antwerpen-ncdt-2022 (4 MB)

Video's en transcript

Video zonder gebarentolk

 

Video met gebarentolk

 

Link naar transcript van de video

Volledig transcript

Inhoud presentatie

Het gebruik van pdf’s online is symptoom van een groter probleem: een organisatie die nog wat zit in een analoge wereld. Deze presentatie gaat dan ook niet over het aanpassen van pdf’s om ze toegankelijk te maken. Het gaat over het aanpassen van de organisatie om het gebruik van online pdf’s overbodig te maken.

Over het gebruik van pdf’s in de online wereld kan veel gezegd worden. Sommigen zweren bij het gebruiksgemak, bij anderen zit het gebruik diep in de organisatie ingebed. Hoe een bestandsformaat dat ontworpen is voor de productie van analoge media nog altijd een grote impact heeft op de digitale wereld is opmerkelijk. 

Wat zeker is, is dat deze bestanden extreem moeilijk zijn om helemaal toegankelijk te maken. Daarom zien we in de praktijk dat dit ook veel te weinig wordt gedaan. De wereld zou een stukje toegankelijker zijn als niemand pdf bestanden gebruikt online, maar voorlopig zijn we daar nog niet.

De stad Antwerpen heeft de laatste jaren een traject afgelegd om de organisatie om te buigen naar een structuur waar digitale toegankelijkheid deel is van hun dna. Met duizenden werknemers en honderden websites is dat geen sinecure geweest. Er is ook nog veel werk aan de winkel, maar de eerste grote stappen zijn gezet.

Over Michel Depière

Michel is Teamlead Digital web strategy (ad interim) bij de Stad Antwerpen. Hij is een veel gevraagd spreker op congressen.

Michel op LinkedIn

 

Transcript

RENATA: De volgende spreker kondig ik met veel genoegen aan. Want hij gaat ons vertellen, volgens mij, hoe we dat verschrikkelijke pdf-monster kunnen verslaan. Michel Depière van de Stad Antwerpen. Welkom.

MICHEL: Dag, allemaal.

RENATA: Ik laat het podium aan jou, Michel. Want het is een probleem wat veel van ons herkennen. Zeker. Ik ben heel benieuwd naar jouw verhaal.

MICHEL: Ok, geweldig. Goed, goeiemiddag allemaal. Ik ga gewoon beginnen met de deur in huis te vallen. Een paar maanden geleden kwam partnerorganisatie naar mij om te vragen: 'Bij het Nederlands congres zijn ze op zoek naar iemand die iets wil vertellen over pdf's.' Ik had zoiets van: ik kan wel iets vertellen over pdf's.

Goed. En hoe verder dat ik daarmee bezig was, hoe meer dat ik zoiets had van: maar dat klopt niet. Ik moet niet praten over pdf's, want pdf's zijn eigenlijk niet het probleem. Het probleem is niet pdf.

Pdf is maar gewoon een symptoom. Pdf is een symptoom van een organisatie die niet in orde is, niet digitaal toegankelijk is. Dus wat ik vandaag wil doen, is het zo weinig mogelijk hebben over: hoe maak je een pdf toegankelijk?

Eigenlijk wil ik het hebben over: hoe maak je je organisatie zo toegankelijk dat pdf's geen probleem meer zullen zijn.

Goed. Dus wie ben ik? Hallo, sorry. Ik had daarmee moeten beginnen. Ik ben Michel Depière. Ik was WCAG officer van Stad Antwerpen, toen ze het me vroegen.

Ik ben dat op dit moment niet meer, maar ik ben wel verantwoordelijk met mijn team voor alle vaste content op Antwerpen.be en een aantal websites daarbuiten, dus ik zit daar nog wel heel hard in. Zoals ik gezegd heb, pdf is vooral het symptoom en niet het probleem.

Voordat ik er echt mee ga beginnen, wil ik eerst even kijken wat we gaan zeggen in deze presentatie. Ik ga een beetje achtergrond geven.

Ik ga de situatie uitleggen van hoe dat wij als Stad Antwerpen in elkaar zitten. En dan ga ik zeggen: hoe hebben wij het aangepakt?

En dan: hoe hebben we het proberen op te lossen? En dan is het het einde. En dan zijn wij klaar voor de volgende spreker.

Nu, voordat ik ga beginnen: Ik heb over mij verteld, ik wil toch ook een beetje over jullie weten. Dan weet ik ook hoe ik mijn presentatie een beetje kan bijsturen.

Dus eerste vraag: wie is er al in Antwerpen geweest? Handen omhoog.

Geweldig. Dat warmt mijn hart. Dat is altijd leuk, ça va. We gaan nog iets vragen: wie werkt er bij een overheid?

Ook zeer veel. Oké, dan gaat het heel relevant zijn. Wie werkt er niet bij een overheid? Om jullie niet te excluderen. Goed.

En dan gaan we nog eens vragen: Degenen die qua organisatiegrootte... Ik ga even wat cijfers zeggen en vanaf dat je meer en meer mensen binnen de organisatie hebt... Nee, ik ga het zo zeggen: wie is er alleen in je eigen organisatie? Handjes omhoog.

Wie is er met vijf in een organisatie? Tien? 100? 500? 5000? Oké, goed. Ik weet ongeveer hoe dat het in elkaar zit. Geen probleem.

Dus een beetje achtergrondinformatie over Antwerpen. Antwerpen. Ik vond het een beetje ambetant, want hier op mijn ding staat 'gemeente'.

Sorry, maar Antwerpen is niet gemeente, Antwerpen is stad. Dat is ook een beetje hoe dat wij omgaan.

In Vlaanderen is Antwerpen niet een stad, het is de stad. Wij zijn de centrumstad. Wij zijn degene die het grote voorbeeld geeft en dat willen wij natuurlijk ook wel een beetje uitdragen.

We zijn voornamelijk bekend voor 4 dingen waar we op inzetten. We zijn bekend voor mode, we zijn bekend voor shopping, de diamant en voor de haven. Dat zijn onze dingen.

Maar wij zijn natuurlijk ook veel meer dan die 4 thema's. Om een beetje achtergrond te geven over hoe divers wij zijn als stad: Wij zijn, ik denk, 2 jaar geleden over de kaap van het half miljoen inwoners gegaan, wat dan al een redelijk grote stad is.

Wij zijn verdeeld in 9 districten op dit moment. Dus allemaal aparte gemeenten binnen de stad zeg maar. Daar komen de volgende jaren nog wel een paar bij, want iedereen wil natuurlijk bij de stad komen.

Diversiteitsgewijs: wij zijn, ik dacht dat ik het vorige week nog gehoord had, de stad ter wereld met de derde meeste verschillende nationaliteiten. We zitten echt met heel veel verschillende mensen.

Wij zitten met heel verschillende scholing. De helft van de inwoners van de stad is laaggeschoold en de andere helft, een derde, is middengeschoold en dan is nog 17 procent of zo hooggeschoold. En daar is ook een verschil.

Maar wat dat we wel zien, en wat wel belangrijk is is dat 99 procent van de Antwerpenaren thuis internet heeft en 93 procent heeft een smartphone. Dus dat wil zeggen dat op dat moment de digitale toegankelijkheid absoluut belangrijk is.

Allez, we zitten hier allemaal. We weten dat het belangrijk is, maar dat is een cijfer dat altijd plezant is om voor te leggen aan de mensen.

Om te gaan naar de uitdaging, de uitdaging als overheid en als stad, en dat is de 'holy grail': wij willen dat mensen meedoen, wij willen dat mensen participeren, wij willen dat ze geëngageerd zijn.

Ze willen met ons praten. Wij willen dat die mensen effectief deel uitmaken van de community van de stad. Dus we willen participatie, we willen engagement, we willen transparantie.

En daaruit komt natuurlijk dat al die communicatie die wij als stad naar buiten zetten, die moet effectief toegankelijk zijn.

In het stuk ernaast heb ik gezegd: voor de mensen die niet in de overheid zitten, die hebben natuurlijk wel hun 'sales funnel'. Dat gaat over bewustwording, ontdekking, overweging en uiteindelijk ook die buy.

Al die stukken zijn natuurlijk wel momenten dat je praat, dat je communiceert met uw potentiële klanten en hoe beter dat je communiceert, hoe meer ze geëngageerd gaan zijn en hoe meer winst dat dat gaat zijn voor uw bedrijf. Wat de bedoeling is.

Nu de uitdaging. Specifiek voor de stad hebben we eigenlijk 4 stukken gezien. Aan de ene kant, we zitten met meer dan 100 verschillende websites binnen de stad.

We hebben één grote website, de mastodont: Antwerpen.be, maar we hebben ook de websites van 'ondernemen in Antwerpen', we hebben alle websites van de musea, van het SMAK, van het Modemuseum. Heel veel musea.

We hebben ook campagnewebsites, kleine websitejes. Wij hebben ook presentaties die online worden gezet die ook als een website worden herzien. Dat zijn allemaal rare dingen. Honderd en meer, dus dat is een gigantisch ding.

Daarbuiten hebben wij ook qua personeel... Wij zitten met meer dan 8000 mensen binnen de organisatie van de stad, dus dat is een heel groot bedrijf eigenlijk. Waar er ook heel veel communicatoren bij zijn.

Communicatoren, dat noemen wij mensen die rechtstreeks met de doelgroep praten. De doelgroep zijn niet alleen de bewoners, maar ook de bezoekers. Dat zijn de ondernemingen, de verenigingen. Dus die praten daar allemaal mee.

Ik heb daar bewust geen cijfer van omdat dat zo vaak verandert en zo vaak worden die rollen doorgegeven. Dus dat is echt ook wel een grote uitdaging.

Nu, en het laatste: dat is eigenlijk zo met wat vuurwerk boven de kopjes. Dat wil zeggen dat we een heel gedecentraliseerde organisatie zijn. Wat wil dat zeggen? We hebben een organisatie die centraal staat, maar heel veel van de mensen die effectief de communicatie doen en dus ook de pdf's maken, want daar zijn we ook een beetje over bezig, die gaan in kleine diensten zitten en die gaan dat helemaal zelf doen en zelf die verantwoordelijkheid hebben.

En die gaan dat doen zonder effectief de goedkeuring te vragen van een centrale dienst of van de burgemeester. Dus dat gaan we absoluut niet doen.

Nu, de volgende slide, ik ga daar heel vlug overgaan. Niet bang zijn. Dit is een beetje een schematische voorstelling hoe dat de stad in elkaar zit. We hebben het politieke deel en het administratieve deel.

Het politieke deel zijn alle mensen... Wij noemen dat de schepenen. Hoe is dat? De wethouders, voilà. Ja, ik moet mij ook een beetje aanpassen. De wethouders. We hebben daar een hele organisatie zitten. Bij ons zitten ook de politie en audit in, van die dingen.

Aan de andere kant heb je het bedrijf Antwerpen die ook een bedrijfsdirecteur heeft waar al het administratief personeel in zit. Die zijn allemaal opgedeeld volgens verschillende thema's. En binnen al die thema's heb je een thema en dat heet...

Dat heet OS. OS staat voor Ondernemen en Stadsmarketing. Daarbinnen heb je onder andere KD, Klantendienst, waar dat ik vroeger werknemer van was, en ik ben ondertussen overgestapt naar MC. Dat is geen motorclub, dat is Marketingcommunicatie. Daar zit ik nu.

De uitdaging is... Ik ben het kleine skatertje daar [wijst naar slide in presentatie].

De uitdaging is: ik zit daar nu, maar als via WCAG officer, ik ga u direct zeggen wat dat inhoudt, moet ik praten met iedereen en iedereen wil pdf's gebruiken.

Iedereen heeft het op één of andere manier in zijn hoofd gehaald: 'Ik kan dat, ik wil doen. Ik ben dat gewoon. Dat is gewoon mijn ding, pdf's. Ik ga daar gewoon iets mee doen.'

De taak van ons was: hoe kunnen we effectief zorgen dat die mensen daar een beetje vanaf stappen? Dus als de mensen daarvan overtuigd zijn, dat is niet zo gemakkelijk. De 4 uitdagingen. Eigenlijk hebben we dat direct gezien. In de plaats van altijd, en ik noem dat altijd: 'Pdf is het putteke in de grond,' zeg maar. Het gat in de autosnelweg.

En de strategie is eigenlijk: een pdf is een puntoplossing. 'Als we de pdf oplossen, als we de autostrade veranderen, dan krijgen we een strategie, dan gaan we alles oplossen en dan gaan we geen putjes meer krijgen.'

Dus wat dat we gedaan hebben is: we hebben aan de ene kant gezien, gemerkt dat we moeten zorgen dat wij de nieuwe autosnelweg bouwen.

Maar aan de andere kant gaan we ook wel zien dat er nog altijd ergens problemen zitten die we ook moeten oplossen. Dus het idee was: we doen het en strategisch en praktisch.

Hoe zijn we daar nu mee van start gegaan? Het gemakkelijkste, en dit kennen jullie: WCAG-wetgeving. Ik heb net gehoord dat je eigenlijk 'wee-kag' moet zeggen. WCAG. In Vlaanderen zeggen wij WCAG.

Europa legt ons dat op. Europa zegt tegen België: jij moet dat doen. België zegt tegen de stad: jij moet dat doen. Stad zegt tegen de CDO, chief digital officer: jij moet dat doen. En de CDO zegt: Ik heb daar geen zin in. Michel mag het doen.

Dus voilà. Dus zo komt het bij mij terecht. En dat hebben wij vastgepakt.

Het eerste wat dat er altijd gebeurt bij een gemeente, bij een stad: we maken een collegebesluit. Dat is de stok achter de deur om te zeggen van: kijk, dit is iets wat dat we absoluut iets mee moeten doen. Hier gaan we budget aan geven. Niet veel budget, maar weliswaar budget.

En we gaan iemand de verantwoordelijkheid geven om dat te doen. En dat was ik dan, onder anderen. Aan de ene kant die rol van WCAG officer, wat moet die zijn? Aan de ene kant is het het strategische luik, aan de andere kant het praktische luik.

Het strategische luik wil eigenlijk zeggen: hoe gaan we effectief hiermee verder gaan? Laten weten: dit is een aanspreekpunt voor iemand. En gewoon zorgen dat iemand altijd het overzicht behoudt.

Praktisch wil zeggen dat we moeten zien: wat moeten we maken? Wat moeten we doen? Waar zitten de problemen? Waar zijn de websites? Waar zijn de mensen? Hoe gaan we daarmee om? Waar zijn de structuren? Hoe zit het met contracten? Want dat zijn ook dingen.

Hoe gaan we opleidingen doen? Hoe gaat het tools maken? Dat zijn de praktische dingen. Voeten in de grond. Wat gaan we effectief veranderen?

Als we dan kijken naar de verschillende projecten: Bij de projecten hebben we vier grote stukken. Aan de ene kant, en dat is voor sommige bedrijven misschien niet echt relevant, maar we moesten een overzicht maken van alle websites die er bestaan. Dat overzicht is nog altijd niet af.

Omdat dat zoveel verandert, omdat we zitten met die decentrale organisatie. Dus iedereen kan ergens een keer een WordPress-website opzetten of een Magler-website opzetten. En dat gaat heel vlug vooruit. Dus dat is het eerste.

Het tweede is dat we moeten zorgen dat de rollen gedefinieerd worden. Wie doet wat? Ik ga er direct dieper op ingaan. Wat dat de systemen zijn en wat dat eigenlijk effectief de regels zijn waar dat we aan moeten voldoen.

Als het gaat over specifiek het overzicht... Ik ga hier niet overgaan. We moeten weten waar dat de websites staan, wie dat er verantwoordelijk is, wie dat de website gebouwd heeft. Wie effectief de maker is en wie effectief de content in de website voedt.

Voor de rollen is dat een andere, is dat moeilijk. Je hebt een aantal verschillende soorten verantwoordelijken. Je hebt de officiële verantwoordelijke.

Stel, er is iemand in Antwerpen die een website tegenkomt of een pdf tegenkomt en die zegt: 'dit is niet toegankelijk. Ik ga naar de Gazet van Antwerpen en ik ga zeggen: het Stad is niet goed bezig.' Wie is de verantwoordelijke? The buck stops here. Die moeten we nodig hebben.

Dat is één. De tweede is diegene die de contentverantwoordelijke is. De mens die effectief verantwoordelijk is voor de website. Het is niet altijd dezelfde persoon die de content maakt die verantwoordelijk is voor welke boodschap dat je op die website doet.

En aan de andere kant heb je ook nog iemand die verantwoordelijk is voor het maken van de website, zeg maar de infrastructuur. De persoon die beslist welke contenttypes er zijn, welke kleuren er gebruikt worden, die dingen.

Dus die heb je nodig. En, dat hebben we dan ook direct hard gemerkt: we gaan dat niet alleen kunnen. En zeker ik voor 8000 werknemers, ik ga niet luid genoeg roepen om effectief iedereen bij de les te trekken.

Dus wij zijn ook op zoek gegaan naar een partner. Ik vind het jammer, want Roel Van Gils is hier vandaag niet, die is ziek. Dat is iemand die heel goed is, ook met de andere mensen die hier aanwezig zijn, die gaan u zeker ook kunnen helpen.

Maar die hebben ons heel goed geholpen. Als we dan gaan kijken wat dat de systemen en tools zijn, dat is ook wel een belangrijke.

Je kan wel weten waar dat de website staat, maar je moet ook weten hoe die gemaakt worden, want sommige systemen genereren pdf's. We hebben bijvoorbeeld een tool bij ons in de website zitten die gemeentebesluiten gewoon genereert en uitspuwt als pdf en dan zegt: Alstublieft. Ik vraag dat, dit is een pdf.

De vraag is natuurlijk: waarom moet dat een pdf zijn? Als je een pdf kan uitspuwen, kan je ook een webpagina maken of kan je ook iets anders of een mailtje sturen. Dat moet allemaal geen pdf zijn.

Dus dan is de vraag ook: waar zit dat in het proces? Hoe moeten we dat effectief doen? En dan ook nog: waarom zouden we het niet anders doen? En dat zijn dan de grote vragen van de mensen. 'Ja, ik heb dat altijd zo gedaan.'

Ja, dan ben je er. Maar goed, daar moeten we dan ook mee omgaan. En dan de laatste. En dat is altijd een hele moeilijke, zeker als je politiek praat. Dat is: wat zijn de regels?

En de eerste vraag die de politieke kant altijd stelt, niks tegen de politieke mensen, die hebben hun verantwoordelijkheid, is: wat is het minste dat we moeten doen om in regel te zijn? Wat is het absolute minimum dat we hier aan kunnen uitgeven, want het is veel belangrijker dat er een campagne komt die zegt 'het MAS is open' dan de toegankelijkheid van de mensen.

Dan moet je effectief gaan argumenteren naar de politiek. 'Jawel, het is belangrijk, want regels, WCAG, Europa. Anders komen de mensen aan onze deur kloppen.' En de grote is altijd: 'Ze gaan naar de Gazet stappen, naar de krant stappen en je gaat in het slechte licht komen.'

Dat is altijd een hele goeie. Dan is het volgende, dus wat is het absolute minimum? Dan is het: wat willen wij als organisatie, als administratie verplichten? Dus als WCAG officer had ik het mandaat gekregen, heel belangrijk, het mandaat gekregen om tegen alle directeurs en alle mensen te zeggen: dit is belangrijk, dit moeten jullie doen.

Goed, dat hebben we dan samen gemaakt. Dan is er wat ik 'Wat is leuk?' heb genoemd. Dat zijn de nice-to-haves, dat zijn de dingen die wel leuk zijn, pdf-gewijs. Hoe kun je een pdf... De nice-to-haves zijn zorgen dat de kleurtjes juist zitten. Dat is belangrijk, maar bij een pdf is dat niet het belangrijkste.

Dat is een rare uitspraak, maar goed. Dus wat hebben we gedaan? We weten wat er moet gebeuren. We hebben dat overzicht. We weten wie dat het doet, want we weten waar dat de mensen zitten en wie dat de verantwoordelijken zijn. We weten waarom dat de mensen het niet doen. En ze weten ook, iedereen weet ondertussen, weet ik uit dat onderzoek, dat ze bij mij moeten komen of er effectief hoop is.

En je krijgt heel veel vragen wat dat supergoed is, maar alleen na een tijd is dat ook wel veel. Dat was trouwens een klein deeltje van mijn taak. Dit is 20 procent van mijn taak, dus ik had daar ook niet zoveel tijd voor.

Maar als we dit allemaal gedaan hadden, dan konden we zien: waar hebben we mensen voor en waar hebben we tijd voor? Wat willen we effectief doen? En dan hebben we een prioriteitenlijst opgesteld. Een prioriteitenlijst als je 100 websites hebt, en ik denk dat we op dat moment 12 apps hebben.

We hebben nu een paar minder websites. We hebben er veel afgeschaft ook. Maar we hebben ook veel apps afgeschaft die niet relevant waren.

Goed, drie regels. Waar hebben we het grootste impact? Waar kunnen we, door bijvoorbeeld dan die pdf weg te halen, door één weg te halen, 20.000 mensen bereiken?

Dat zijn de toptaken bij ons. Wij hebben een onderzoek. Hoe meer de mensen iets doen, hoe hoger dat komt in de toptakenlijst. Dat is één.

Dan: waar is de meeste waarde dat we iets veranderen? Nu, ik ga dat een beetje uitleggen, want waarde en impact lijkt op elkaar, maar dat is eigenlijk niet hetzelfde.

Waarde wil zeggen: als iemand in een proces zit en die komt bijvoorbeeld dus die pdf tegen, hoe hard heeft die last van die pdf? Als die pdf effectief een barrière is om uit te voeren wat dat die effectief moet doen.

Of het nu is bij Bol om te kopen of dat het nu is bij ons om iets aan te vragen. Dat is allemaal hetzelfde. Als ie dat niet kan doen, dan is dat een barrière, een hele grote waarde.

Nu, wij hebben daar ook heel bewust de keuze gemaakt om vanaf dat moment niet meer te spreken over uitzonderingen. Want uitzonderingen, dus de 80-20-regel, uitzonderingen, die 20 procent, dat zijn maar uitzonderingen. Dat komt niet veel. We gaan op die 80 procent inzetten, want daar hebben we het grootste impact.

En die 20 procent, dat is niet zo belangrijk. Voor die mensen, dus voor die 20 procent, heeft die waarde wel in een hele grote. Dus wij spreken in de organisatie, proberen dat toch, toch over specifieke situaties en niet meer over uitzonderingen, omdat die persoon in een specifieke situatie zit waar hij dat probleem heeft.

En dan het laatste is: wat kunnen we doen om op lange termijn het grote verschil te maken? Dan hebben we effectief een lijst gemaakt van: hoe gaan we daarmee omgaan?

Even naar de klok kijken. Ja, 18 minuten.

Strategie. Trouwens, een foto van het Modemuseum. [Hij verwijst naar de slide, die te zien is.] Een grote aanrader. Strategie. In elke organisatie heb je eigenlijk 3 grote categorieën.

Dat is heel breed en fluffy. Je hebt aan de ene kant de mensen die de visie doen. De directeurs, degenen die de missies opstellen. Je hebt de mensen aan de andere kant die effectief praktisch zijn, die voeten in de aarde zetten en die effectief de pdf's maken en de content maken.

En je hebt de laag daartussen, zeg middle management, die het ene naar de andere vertaalt.

De taak van de WCAG officer was: hoe kunnen we effectief heel die organisatie overtuigen dat we absoluut geen pdf's meer willen en een toegankelijke organisatie willen zijn?

Dan had je drie dingen: of je gaat naar de directeur en zeg je: 'Meneer de directeur, wij willen dit.' De directeur is mee, dat is gemakkelijk. Eén persoon die je moet overtuigen. Als je dat doet, dan is het gelukt en zeker als je in de politiek zit en je hebt daar een Europees mandaat voor en je hebt daar een Europese wetgeving voor, dan is dat gemakkelijk om te doen.

Dan krijg je een paar mensen mee in de andere organisatie, maar in de hele praktische laag heb je daar niet zoveel volk meer. Als je het anders aanpakt en je zegt: 'we pakken de budgetten aan, we pakken middle management aan', dan ga je de directeur een beetje kunnen overtuigen.

Dan ga je wel wat mensen meekrijgen, maar dat gaat ook niet echt goed. Als je dan de praktische laag hebt, dat zijn veel mensen tegelijkertijd, daar moet je veel energie in steken. Ja, en dan kan je wel een aantal mensen overtuigen, maar die andere lagen gaan dan ook niet mee. Dus het enige manier wat je kan doen, is alles tegelijkertijd doen. En dat is wat we natuurlijk ook gedaan hebben.

Alles tegelijkertijd is een hele moeilijke. Ik probeer dat altijd op te delen in 3 onderdelen. Je hebt uw technologie, je hebt uw proces en die hebt uw mensen. Als je die 3 vasthebt en als je daar een beetje rond zit, dan klopt dat wel.

Aan de ene kant hebben wij de IT-regels opgesteld, de organisatie aangepakt en de contentcreatie gedaan. IT-regels: dat zijn uw regels die je oplegt aan uw organisatie. Volgens kleurgebruik, volgens systeemgebruik, volgens contractgebruik. Van die dingen allemaal.

In de presentatie staat dat nog meer uitgelegd in de notes, maar dat kan je altijd aan mij vragen. Dat is een heel groot project, maar dat heeft ook wel heel veel effect. Want dat wil zeggen dat je gemakkelijk uw eigen systemen kunt rechttrekken, maar ook als iets aankomt bij iemand anders dat je kan zeggen in het contract: maar jij moet toegankelijk zijn. 'Jij mag hier geen pdf als eindproduct uitspuwen.'

En hetzelfde met de systemen in licentie. Als je daarnaartoe gaat, moet je zeggen: 'Dat gaan we wel doen en dat niet, want in de IT-regels staat zo en zo.

Dan het tweede wat dat we echt grondig hebben aangepakt, is die organisatie. De organisatie was heel duidelijk bewust dat ik WCAG officer was, want we hebben dat breed uitgesmeerd over het medewerkersportaal. Ik ben op alle vergaderingen en bij alle directeurs geweest. Iedereen wist dat ze met mij konden praten en dat ik het eerste aanspreekpunt was.

Maar bij alle bedrijven, u hebt daar de organisatie gezien, met alle administratieve bedrijven hadden we ook een aanspreekpunt gemaakt. En die aanspreekpunt was zeg maar de eerste hulp. 'Wat moet ik doen met... Ik zit hier met een pdf en dat kan niet gelezen worden. Mag ik dit doen?'

Dat zijn die mensen. En aan de andere kant hebben we ook de contentmakers, degenen die effectief de pdf maken, betrokken. Daarbuiten hebben we dus ook een extern bedrijf aangepakt, maar we hebben ook gezorgd dat de externen die met ons werkten, mee zijn met het hele geheel.

Dan contentcreatie, ik heb daar twee onderdelen van. Je kunt manueel content aanmaken en pdf's aanmaken. Dat wil zeggen dat je je digitale infrastructuur goed moet hebben. Dat je je website updatet, een toegankelijkheidsverklaring moet hebben, van die dingen allemaal. Dan heb je effectief die aanspreekpunten.

Aan de ene kant hebben we algemene aanspreekpunten, aan de andere kant hebben specifieke aanspreekpunten rond een onderwerp. Hoe moet ik toegankelijke ondertitels maken? Hoe moet ik toegankelijke visuele voorstelling maken? Van die dingen.

En dan hebben ook nog gezorgd dat in alle trainingen die al bestaan het WCAG en de toegankelijkheid wordt opgenomen. En aan de andere kant hebben we ook specifieke training gemaakt om toegankelijke pdf's te maken. Hoe maak je een pdf toegankelijk?

Aan de ene kant: hoe maak je een Word-document toegankelijk als je dat omzet naar pdf of hoe maak je een grafisch pdf-bestand toegankelijk? Veel moeilijker, maar dat is een ander verhaal.

En dan heb je natuurlijk ook het technisch gegeven, en nu begint het een beetje saaier te worden. Het technisch gegeven is: hoe gaan we effectief om met dingen die gegenereerd worden? Microsoft. We maken juiste templates, de grafische programma's we zorgen dat we de juiste programma's hebben en de juiste vinkjes worden aangedaan. En dan die gegenereerde ook nog.

De basis: drie grote regels die we altijd uitdragen. Algemeen is dat nog iets heel anders, maar voor pdf zijn de regels, 1, als je kan, gebruik een alternatief. Zorg dat je, alstublieft... Wij willen op een of andere manier zorgen dat de content, we hebben alle systemen zo opgezet dat die wel leesbaar zijn door hulpprogramma's. Wij hebben die allemaal opgezet.

En pdf's iets dat gemaakt wordt uit de specifieke content creator. Daar hebben we geen controle over. Als je dat maakt in de platformen waar dat we wel controle over hebben, dan kunnen wij dus zorgen dat die veel toegankelijker zijn.

Als je dan toch absoluut die pdf moet maken, zorg dat die effectief zo toegankelijk mogelijk is. Wat wil dat zeggen? Dat ga ik u niet vertellen. Dat kunnen de mensen veel beter dan ik. Maar we willen wel zorgen dat als we iets online zetten dat het toch wel redelijk gelezen kan worden.

Maar de derde, en dat is ook een belangrijke: Elke keer dat wij een niet-toegankelijk, mogelijk niet-toegankelijk, bestand live zetten, zorgen we dat effectief daar een waarschuwing bij staat en zeggen ook: 'In dit bestand vinden jullie deze informatie. Willen jullie deze informatie? En kan je het niet lezen, ga ons dan hier contacteren.' Of: 'Dat kan je op deze plaats vinden.'

Niet-toegankelijkheid. Document helemaal onderaan de website. Gewoon boem, op de website gedaan, dat het gemakkelijk is. Hoe gemakkelijker, hoe beter.

Wat we veel hoorden, iets te veel hoorden, maar ik ben even naar de tijd aan het kijken. Ik ga moeten doorwerken.

Er zijn te veel dingen die we te veel horen. Ik ga dat laten voor als jullie de presentatie downloaden. Maar het resultaat is wel dat we de grootste prioriteiten van de stad hebben aangepakt. Dat we gezorgd hebben dat we een structuur hebben opgezet dat iedereen weet waar ze moeten zijn, dat iedereen aanspreekpunten heeft, dat iedereen specifiek voor bepaalde oplossingen een aanspreekpunt heeft. Dat we flexibel zijn.

Maar het resultaat is ook dat het nooit af is. Die pdf, hoe erg dat het ook is, dat gaat blijven bestaan, totdat er een valabel alternatief is dat breed genoeg gedeeld is. Wat hebben we geleerd?

Piet Huysentruyt, kennen jullie Piet Huysentruyt hier? Dat is zo dé kok in Vlaanderen en die had vroeger een programma. Helemaal op het einde van het programma had hij dan gezegd tegen iedereen hoe dat ze dat moeten doen en dan zei hij: wat hebben we geleerd? En dan waren daar zoveel punten. Maakt niet uit, zeer lokaal.

Wat hebben we geleerd? 1: Zorg dat je een mandaat hebt. Het mandaat van bovenaf om te zeggen: dit moet absoluut.

2: Zorg dat u ook uw organisatie aanpakt. Pdf's, maar uw organisatie ook.

3: Zorg dat je een hulplijn hebt, dat altijd iemand terecht kan bij jou. Blijf communiceren. Zorg dat je altijd communiceert naar iedereen.

Blijf in die trainingen investeren en voornamelijk: zorg voor jezelf, want al dat zever die je over je heen krijgt als je met pdf's zit, het is niet zo gemakkelijk.

Dank u wel.

RENATA: Dank je wel, Michel. Ook een heel herkenbaar verhaal denk ik, voor veel mensen in de zaal. Ik ben wel even benieuwd naar één van die dingen die je te veel gehoord hebt.

MICHEL: Ik ga dan even teruggaan, want ik heb er zoveel opgeschreven. Eén van de dingen die we veel gehoord hebben: 'We wisten niet dat het moest.' Voilà. Ik heb een maand geleden nog een gesprek gehad met een dienst, effectief de groendienst, die een programma had gemaakt en die daar effectief retributie, reglementen als pdf naar buiten doen en die wisten van: Ja, maar...

En dan moet je dat gaan uitleggen. En dit is dan een uurtje werk. Dat was iemand die dan door de mazen van het net was gevallen.

RENATA: En richten jullie je vooral op het helemaal voorkomen van pdf of op het maken van toegankelijke pdf's?

MICHEL: Het is een evenwicht, echt een evenwicht. We proberen... De structurele oplossing is te zorgen dat we zo goed mogelijk communiceren. Dat willen we allemaal. En wij weten in de praktijk dat die pdf, om het met een Franstalig woord te zeggen, een merde is, dat dat heel moeilijk is. Dus als we dat elimineren, dan hebben we al heel veel opgelost dat we op andere zaken benadrukken, zeg maar.

RENATA: Mooi, dank je wel. Ik kijk nog even voor één vraag uit de zaal. Is er iemand met een microfoon beschikbaar? Nee. Kamiel schiet te hulp. Eén korte vraag, alsjeblieft.

MICHEL: Ik zag meneer juist al hard nee schudden. Dus ik verwacht een vraag.

JOS (SPREKER UIT HET PUBLIEK) U had goed opgelet. Jos Sprenkels van Ieder(in). Ik hoor in uw pleidooi: pdf's zou ik eigenlijk niet willen gebruiken, omdat de standaardisatie die portable document format met zich mee brengt, dus dat het op elk platform gelijkwaardige informatie geeft, dat ik dat eigenlijk uit wil bannen. En ik was benieuwd: er is nu geen alternatief beschikbaar dat op alle platformen gelijkwaardig werkt, zoals een pdf op dit moment. Dat is het doel om een documentomgeving niet meer te laten presenteren op alle platformen op een eenduidige manier? Want het lijkt erop alsof er nog veel meer programma's dan gaan krijgen waar nog meer energie in moeten steken dan de standaardisatie die we nu hebben.

MICHEL: Ja, dat klopt. Ik begrijp uw punt. De vraag is: bij ons gaat het altijd strategisch terug naar de vraag: komt de boodschap toe? En dan is de vraag: hoe moeten we die boodschap laten toekomen? Pdf is een medium, zeg maar, een methode om dat te doen. Wij zien binnen de stad dat er andere manieren gemakkelijker zijn en controleerbaarder zijn. We kiezen om dat te doen. Stel, dat er op een bepaald moment dat die pdf, die uit het analoge verhaal komt natuurlijk, helemaal digitaal toegankelijk gemaakt wordt, gaan we daar terug op inzetten.

Maar op dit moment pakken we het zo aan dat hoe minder dat we die gebruiken, hoe meer we toegankelijk kunnen zijn.

RENATA: Dank je wel, Michel.

top